Steuertipp Firmenwagen: Fahrtenbuch, 1%-Regel oder Nutzungseinlage?

Nach Feierabend noch schnell Einkaufen fahren, die Kinder von der Schule abholen oder mit dem Kombi in den Urlaub starten – fast jeder Unternehmer nutzt seinen Dienstwagen auch privat. Da stellt sich automatisch die Frage, wie der zu versteuernde Anteil für die Privatnutzung am besten ermittelt wird. Es gibt drei Möglichkeiten, die wir Ihnen vorstellen wollen: Das Fahrtenbuch, die Ein-Prozent-Regelung und als Alternative die Nutzungseinlage.

Die drei Varianten dienen grundsätzlich dazu, die Fahrten mit einem Dienstwagen in private und berufliche aufzuteilen. Betriebliche Fahrten können Sie als Unternehmer als Kosten für die Firma angeben, private hingegen müssen Sie zusätzlich versteuern.

Fahrtenbuch: Der Aufwand kann sich lohnen

Vor allem für diejenigen, die mit ihrem Dienstwagen nur wenig privat unterwegs sind, könnte sich das Fahrtenbuch am Ende des Jahres lohnen. Denn im Gegensatz zur Ein-Prozent-Regel ist die Anzahl der tatsächlichen privat bedingten Fahrten in einem sauber geführten Fahrtenbuch exakt nachzuvollziehen. Sie zahlen also keinen Pauschalbetrag, sondern nur das, was Sie für die tatsächlichen Kosten zahlen müssen.

Doch ohne Ordnung geht beim Fahrtenbuch nichts. Damit die Daten für den Anteil der privaten Fahrten für das Finanzamt nachvollziehbar sind, muss das Fahrtenbuch mit großer Sorgfalt geführt werden. Folgende Angaben gehören deswegen mindestens in ein Fahrtenbuch:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt
  • Reiseziel
  • Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner
  • Umwegfahrten

Sie sollten genau Buch darüber führen, bis zu welchem Kilometerstand der Dienstwagen beruflich genutzt wurde und ab wann und für welche Strecke Sie wieder für private Zwecke ins Auto gestiegen sind. Wichtig: Diese Angaben müssen ausnahmslos dem Fahrtenbuch zu entnehmen sein und zeitnah eingetragen werden – zeitnah heißt sieben Tage. Ergänzende Unterlagen oder eine Ansammlung von nachträglichen Aufzeichnungen lässt das Finanzamt nicht gelten. Sind alle Fahrten ordnungsgemäß festgehalten, können Sie damit Geld sparen.

Es gibt auch die Möglichkeit, die Fahrten in einem elektronischen Fahrtenbuch einzutragen. Jedoch sollte das Gerät den technischen Anforderungen der Finanzverwaltung entsprechen. Dies ist beispielsweise bei der Firma Vimcar gegeben.

Ein-Prozent-Regel: Geeignet für Privatfahrer

Entscheiden Sie sich für die Ein-Prozent-Regel, können keine tatsächlich angefallenen Kosten ermittelt werden. Diese Variante ist also dann sinnvoll, wenn Sie mit Ihrem Dienstwagen viele private Kilometer zurücklegen.

Hierbei müssen Sie für Ihre Fahrten 1 Prozent des Listenpreises Ihres Fahrzeugs als geldwerten Vorteil versteuern. Wichtig: Es gilt der Bruttowert des Neupreises, inklusive Umsatzsteuer und nach Preisliste des Herstellers ohne Rabatte. Ob Sie das Fahrzeug gebraucht gekauft haben, spielt bei der Ein-Prozent-Regel keine Rolle.

Für Ihre Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden dann noch einmal 0,03% des Bruttolistenpreises pro Kilometer und Monat berechnet.

Die Ein-Prozent-Methode ist jedoch nur noch für Fahrzeuge zulässig, die der Einzelunternehmer zu mindestens 50% betrieblich nutzt und somit zum notwendigen Betriebsvermögen zählen.

Achtung: Für die ersten drei Monate nach Anschaffung des Fahrzeugs müssen Sie auch bei der Ein-Prozent-Regel ein Fahrtenbuch führen, um nachzuweisen, dass die betriebliche Nutzung mindestens 50% beträgt. Dieser Nachweis gilt solange, bis sich die Verhältnisse ändern, etwa durch Verlegung des Geschäftssitzes.

Nutzungseinlage als Alternative

Liegt die betriebliche Nutzung hingegen unter 50% wird die sogenannte Nutzungseinlage angewendet. Hierbei werden alle Kosten für das Fahrzeug gesammelt und entsprechend des Prozentsatzes als Betriebsausgaben erfasst. Sie können also die anteiligen Kosten als Betriebsausgaben geltend machen, wenn Sie als Unternehmer Ihren privaten Pkw auch für den Betrieb nutzen.

Auch hier gilt es, die tatsächlichen Fahrten aus den ersten drei Monaten nach Anschaffung des Fahrzeugs in einem Fahrtenbuch festzuhalten. Ergibt sich aus den Aufzeichnungen eine betriebliche Nutzung von beispielsweise 30% können Sie diesen Anteil der Gesamtkosten dann für das Fahrzeug im Betrieb als Ausgaben abziehen. In einer Beispielrechnung würden von 5000 Euro Gesamtkosten für Ihren Dienstwagen 1500 Euro (30%) als Betriebskosten abgezogen werden.

Der Vorteil der Nutzungseinlage besteht darin, dass der Gewinn aus einem möglichen späteren Verkauf des PKWs nicht der Besteuerung unterliegt.

Welche der drei Möglichkeiten nun für Sie die beste ist, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater entscheiden. Unsere Steuerkanzlei hilft Ihnen gerne, rufen Sie uns doch einfach an!