Mehrwertsteuererhöhung:
7 Tipps, woran Sie denken müssen

Zum 1. Januar 2021 steigen die Mehrwertsteuersätze wieder. Wir haben 7 Tipps, worauf Betriebe bei der Umstellung achten sollten.
Ein halbes Jahr nach der Mehrwertsteuersenkung im Sommer 2020, steigen die Steuersätze zum 1. Januar 2021 von 5 auf 7 beziehungsweise 16 auf 19 Prozent. Steuerberaterin Steffi Köchy-Gellfart von der SKG Steuerberatungsgesellschaft in Halberstadt weiß, worauf Betriebe wegen der Mehrwertsteuerhöhung achten müssen.

Tipp 1:
Auf Projekte konzentrieren, die vor der Mehrwertsteuererhöhung fertig werden

Der reduzierte Mehrwertsteuersatz von 16 Prozent gilt der Expertin zufolge für alle Bauprojekte, die in diesem Jahr fertiggestellt werden und bei denen die Abnahme auch noch 2020 erfolgt. Handwerkern rät Frau Köchy-Gellfart deshalb: „Überlegen Sie realistisch, welche Baustellen Sie in diesem Jahr noch abschließen können und stecken Sie Ihre Energie da rein.“

Ihr Tipp: „Dabei sollten grundsätzlich Aufträge von Privatpersonen oder der öffentlichen Hand in der Fertigstellung vorgezogen werden, da abhängig von der Auftragshöhe sich erhebliche finanzielle Auswirkungen ergeben.“ Bei Aufträgen für Gewerbekunden spiele der Umsatzsteuersatz auf der Rechnung letztendlich keine Rolle.

Der Steuerberaterin zufolge ist es nicht ratsam zu viele angefangene Baustellen mit ins neue Jahr zunehmen, weil die dann mit dem erhöhten Mehrwertsteuersatz abgerechnet werden müssen. Begründung: „Das Abnahmedatum entscheidet über die Anwendung des jeweiligen Steuersatzes.“ Kunden könnten daher unnötig verärgert werden, wenn ihre Baustelle nicht mehr in diesem Jahr fertig wird.

Tipp 2:
Bei der Abrechnung konsequent sein, auch wenn Kunden Druck machen

Zum Jahresende hin wird es Kunden geben, die noch von den reduzierten Mehrwertsteuersätzen profitieren wollen. „Handwerker werden aber an Kapazitätsgrenzen kommen und Aufträge ins nächste Jahr schieben müssen“, sagt Steffi Köchy-Gellfart.
Doch was tun, wenn Kunden die Abrechnung des Bauprojekts vor der Mehrwertsteuererhöhung verlangen? „Es wird nicht ausreichen, wenn Handwerker auf eine Rechnung schreibt, dass das Werk im Dezember 2020 fertiggestellt wurde“, betont die Steuerberaterin. Sie rät Betrieben daher die Regeln konsequent zu befolgen sich nicht auf Gefälligkeiten einzulassen: „Wenn der reduzierte Mehrwertsteuersatz von 16 Prozent gelten soll, kann mit der Abnahme beziehungsweise Teilabnahme nicht bis Januar 2021 gewartet werden.“

Tipp 3:
Termine für die Umstellung der Systeme rechtzeitig vereinbaren

Ob elektronische Registrierkasse, die PC-Kasse, Buchhaltungsprogramm oder Rechnungsprogramme – zum 1. Januar 2021 müssen Betriebe ihre Systeme auf den neuen Mehrwertsteuersatz umstellen. Für diejenigen, die das nicht alleine können, hat Frau Köchy-Gellfart einen Tipp: „Sichern Sie sich frühzeitig einen Termin mit Ihrer Softwarefirma.“

Der Steuerberaterin zufolge sind die Programme sehr unterschiedlich. Bei manchen Systemen könne mit zwei Leistungsdaten gearbeitet werden. „Dort kann zum Beispiel hinterlegt werden, dass das System bis zum 31. Dezember 2020 den reduzierten Steuersatz von 16 Prozent verwendet und ab dem 1. Januar 2021 automatisch mit dem Satz von 19 Prozent rechnet“, erläutert sie.

Bei anderen Systemen sei eine Umstellung zum Jahreswechsel erforderlich. Doch was ist, wenn die Softwarefirma nicht direkt zum Jahreswechsel Zeit hat? Für Leistungen ab dem 1. Januar 2021 sind laut Frau Köchy-Gellfart 19 Prozent Mehrwertsteuer an das Finanzamt abzuführen – egal welcher Steuersatz auf der Rechnung steht. Im Gegenzug dürfe der Rechnungsempfänger nur 16 Prozent Vorsteuer geltend machen, so die Steuerberaterin.

Rechnungsaussteller hätten daher einen Verlust. Bei einem Rechnungsbetrag von 100 Euro netto liege der bei 2,53 Euro. „Hier stellt sich die Frage, ob Rechnungsaussteller sich diesen Verlust leisten können“ meint Steffi Köchy-Gellfart. Zur Schadensbegrenzung hat sie einen Tipp: „Im Zweifel müssen händische Korrekturen zum Rechnungsdokument ergänzt werden.“

Tipp 4:
Bei abgeschlossenen Aufträgen die Rechnung noch 2020 schreiben

Ein Bauvorhaben wird 2020 fertiggestellt und auch die Abnahme erfolgt noch in diesem Jahr. „Damit gilt für die Schlussrechnung der Mehrwertsteuersatz von 16 Prozent“, sagt Steffi Köchy-Gellfart. Geschrieben werden müsse die zwar nicht unbedingt in diesem Jahr. Dennoch rät die Steuerberaterin sich diese Mühe vor dem Jahreswechsel zu machen: „Das ist weniger aufwendig und auch weniger anfällig für Fehler.“ Denn sonst müssten die Rechnungen 2021 geschrieben werden, wenn das Rechnungsprogramm bereits auf die höheren Umsatzsteuersätze umgestellt ist.

Tipp 5:
Schriftliche Arbeitsanweisungen zur Umsetzung der Mehrwertsteuererhöhung

Damit von 2021 die erhöhten Mehrwertsteuersätze korrekt auf Rechnungen und Kassenbons erscheinen, muss sich im Betrieb jemand um die Umstellung der Systeme kümmern. „Am besten ist es, wenn es dafür einen Verantwortlichen gibt, bei dem alle Fäden zusammenlaufen“, sagt Frau Köchy-Gellfart.

Doch sei es wichtig, die Mitarbeiter in der Rechnungslegung und an den Kassensystemen darüber zu informieren, was sie in Sachen Mehrwertsteuererhöhung beachten müssen. Dafür hat sie einen Tipp: „Verfassen Sie eine Arbeitsanweisung für Ihre Mitarbeiter, in der Sie alle relevanten Infos zur Mehrwertsteuererhöhung schriftlich festhalten.“

Aus Erfahrung weiß die Steuerberaterin, dass bei der Umstellung auf neue Steuersätze durchaus mal Fehler passieren können.

Die Dokumentation sieht sie daher als Absicherung. „Bei der Betriebsprüfung können Sie so nachweisen, dass Sie Ihr Bestes gegeben haben, um Fehler zu vermeiden“, sagt Steffi Köchy-Gellfart. „Selbstverständlich ist die Differenz nachzuzahlen. Jedoch entstehen keine strafrechtlichen Folgen.“

Tipp 6:
Verfahrensdokumentation bei der Umstellung anpassen

Nach den GoBD sind Unternehmer verpflichtet eine Verfahrensdokumentation für ihr Unternehmen zu erstellen. „Bei einer Änderung in der Software muss diese Dokumentation immer angepasst werden“, sagt Frau Köchy-Gellfart. Das gelte auch, wenn die die Systeme auf die höheren Mehrwertsteuersätze umgestellt werden.

Der Steuerberaterin zufolge, sollten Betriebe bei der Umstellung darauf achten, dass im Hintergrund ein Programmierprotokoll erzeugt wird. „Sicherheitshalber sollten Sie das ausdrucken oder an einem sicheren Ort speichern“, sagt sie. Wichtig ist das Protokoll für die Betriebsprüfung: „Das müssen Betriebe im Zweifel vorlegen können“, so Steffi Köchy-Gellfart.

Tipp 7:
Korrekturbitten bei Rechnungen kritisch prüfen

Bei Abschlagszahlungen gilt derzeit ein Steuersatz von 16 Prozent – auch, wenn bei der Schlussrechnung im kommenden Jahr 19 Prozent Mehrwertsteuer fällig werden. Die Steuerberaterin weiß, dass nicht alle Rechnungsempfänger mit den Abrechnungsregeln vertraut sind: „Handwerker werden deshalb schon mal mit Korrekturbitten konfrontiert“, sagt Steffi Köchy-Gellfart.

In solchen Fällen rät sie Handwerkern die Korrekturbitten kritisch zu prüfen und sie nicht einfach hinzunehmen. „Auch andere machen Fehler“, sagt die Expertin. „Das kann auch bei der Öffentlichen Hand mal vorkommen.“ Für diejenigen, die sich unsicher im Umgang mit Korrekturbitten sind, hat Frau Köchy-Gellfart noch einen Tipp: „Fragen Sie im Zweifeln bei Ihrem Steuerberater nach.“

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