Neue Regelungen bei der Lohnsteuer: Diese Änderungen sollten Sie kennen!

Das Jahressteuergesetz ist beschlossene Sache. Am 31. Juli hat die Bundesregierung den Entwurf zur Änderung einiger steuerlicher Vorschriften abgenickt. Auf Arbeitnehmer und Arbeitgeber kommen neue Regelungen zu. Wir geben den Überblick.

Telefonkostenzuschuss: Finanzamt prüft tatsächliche Kosten!

Arbeitgeber können Ihren Arbeitnehmern einen Telefonkostenzuschuss ohne Einzelnachweis von bis zu 20Prozent des Rechnungsbetrages, höchstens 20 Euro monatlich, steuerfrei ersetzen.

  • Die Telefonkosten des Arbeitnehmers sollen über einen repräsentativen Zeitraum von mindestens drei Monaten als Nachweis zum Lohnkonto offengelegt werden. Bei einer Höchsterstattung von 20 Euro müsste ein Arbeitnehmer also Telefonkosten in Höhe von mind. 100 Euro im Monat haben.

Praxisbeispiel: Telefonkosten April bis Juni 2019: je 100 Euro pro Monat

Telefonkosten 100 Euro pro Monat x 20 Prozent = 20 Euro könnten steuer- und sozialversicherungsfrei ersetzt werden.

Internetpauschale: Höhe der Zuschüsse ist im Fokus des Finanzamtes

Die Lohnsteuer-Pauschalierung mit 25 Prozent ist unter folgenden Voraussetzungen für den Arbeitgeber zugelassen:

  • Der Arbeitnehmer erhält zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn unentgeltlich oder verbilligt Datenverarbeitungsgeräte übereignet; das gilt auch für Zubehör und Internetzugang.
  • Der Arbeitnehmer erhält zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn einen Zuschuss zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Internetnutzung von max. 50 Euro pro Monat.

Im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen kontrolliert das Finanzamt mittlerweile verstärkt die Höhe von Telefonkosten und des Internetzuschusses.

  • Der Finanzverwaltung reicht mittlerweile nicht mehr eine Erklärung des Arbeitnehmers über die Telefon- und/oder Internetkosten aus. Vielmehr wird auch wegen der mittlerweile preiswerten Telekommunikationstarife im jeweiligen Einzelfall geprüft, ob auch Aufwendungen in der vom Arbeitnehmer erklärten Höhe tatsächlich vorliegen.

Unsere Tipps:

  1. Lassen Sie sich von Ihren Arbeitnehmern auf jeden Fall die Nachweise der letzten 3 Monate vorlegen.
  2. Nehmen Sie in Ihren Vereinbarungen eine Regelung auf, wonach der Arbeitnehmer unverzüglich gegenüber dem Arbeitgeber die neuen Kosten anzuzeigen hat, wenn sich die Verhältnisse im Wesentlichen ändern (z. B. bei Abschluss eines Neuvertrags).
  3. Zur Haftungsbefreiung empfehlen wir eine Anrufungsauskunft beim Finanzamt zu beantragen. Darin sind der Kostennachweis und der Nachweiszeitraum abzustimmen

Werbung auf Arbeitnehmer-Pkw: Fremdvergleich ausschlaggebend! 

Zahlungen des Arbeitgebers für einen Werbeaufdruck auf einem privaten Fahrzeug des Arbeitnehmers führen steuerlich nicht zu Arbeitslohn, sondern zu sonstigen Einkünften. Bis zu einem Jahresbetrag von 255 Euro hat jeder Steuerpflichtiger einen Freibetrag, sodass bis zu dieser Höhe keine Einkommensteuer entsteht. Auch eine Gehaltsumwandlung wurde bisher anerkannt.

  • Werden Werbeflächen-Mietverträge zu bestimmten Konditionen nur mit Arbeitnehmern abgeschlossen, die auf dem freien Markt so nicht möglich sind oder in der Höhe auf dem freien Markt nicht erzielbar, ist eine ausreichende Trennung zwischen dem Arbeitsverhältnis und einem Mietverhältnis nicht gegeben.

So sind zwar zum Beispiel Werbungen auf Kennzeichenhalterungen heutzutage üblich und weit verbreitet, unter fremden Dritten werden dafür aber keine Vergütungen geleistet. Es handelt sich daher in diesen Fällen bei den Zahlungen des Arbeitgebers um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn und nicht um sonstige Einkünfte.

Verdoppelung der Verpflegungspauschale nur im gleichen Monat zulässig!

Es besteht die Möglichkeit, maximal den doppelten Betrag an die Arbeitnehmer als Verpflegungspauschale auszuzahlen. Hierfür muss der Arbeitgeber 25 Prozent pauschale Lohnsteuer entrichten.

  • Dies ist jetzt nur noch im gleichen Monat zulässig, in dem die steuerfreie Verpflegungspauschale vergütet wird. Eine spätere Auszahlung wird steuerlich nicht mehr anerkannt.

Steuererleichterungen bei Elektroautos bis 2030

Der Staat stellt Elektroautos und andere weniger umweltschädliche Verkehrsmittel steuerlich besser. Das Bundeskabinett hat dazu ein Subventionspaket beschlossen.

Das ist zu beachten:

  • Fahrer von elektrischen Dienstwagen müssen weiterhin nur 0,5 Prozent des Listenpreises als geldwerten Vorteil versteuern – diese Regelung wird bis 2030 verlängert.
  • Fahrer von anderen Dienstwagen müssen 1 Prozent des Listenpreises versteuern.
  • Die Steuerbefreiung von Diensträdern wird bis 2030 verlängert, sie gilt für herkömmliche Fahrräder und für E-Bikes.
  • Der Wert des Stroms, mit dem Fahrer von E-Autos ihren Wagen beim Arbeitgeber aufladen, soll bis 2030 steuerfrei bleiben.
  • Eine Sonderabschreibung von 50 Prozent im Jahr der Anschaffung soll kleine und mittelgroße Elektro-Lieferfahrzeuge attraktiver machen und bis 2030 gelten.

Auf Wunsch stellen wir Ihnen eine Zusammenfassung der aktuellen Regelungen zu Dienstwagen und/oder Poolfahrzeugen zur Verfügung.

Höhere Verpflegungsmehraufwendungen ab 2020

Der Verpflegungsmehraufwand wird gezahlt, wenn die Person sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen vier Wände aufhält und sich daher nicht so günstig versorgen kann wie zu Hause.

  • Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen bei 24-stündiger Abwesenheit sind von 24 auf 28 Euro und bei mehr als achtstündiger Abwesenheit sowie am An- und Abreisetag von mehrtägigen Abwesenheiten von 12 auf 14 Euro angehoben worden.

Für Berufskraftfahrer gilt ein neuer Pauschbetrag

Kosten, die mit einer Übernachtung im Dienstahrzeug im Zusammenhang stehen, können Sie pauschal mit 8 Euro pro Tag ansetzen. Alternativ können auch die tatsächlichen Kosten bei der Steuer geltend gemacht werden, wenn diese höher sind.

Weiterbildungsleistungen des Arbeitgebers sind kein Arbeitslohn

Fort- und Weiterbildungen galten bisher bereits in vielen Fällen nicht als Arbeitslohn, wenn die Bildungsmaßnahme überwiegend im eigenbetrieblichen Interesse stattgefunden hat.

  • Die Steuerbefreiung gilt zukünftig auch für Weiterbildungen, durch die der Mitarbeiter seine allgemeine Beschäftigungsfähigkeit erhöht  Zum Beispiel durch Sprach- oder Computerkurse, die nicht arbeitsplatzbezogen sind.

Kürzung der Urlaubsansprüche bei Elternzeit

  • Das Bundesarbeitsgericht hat in einem Verfahren entschieden, dass der Arbeitgeber die Urlaubsansprüche der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers in Elternzeit rechtmäßig für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel kürzen darf.

Voraussetzungen:

  • Das Kürzungsrecht erfordert die Abgabe einer darauf gerichteten empfangsbedürftigen rechtsgeschäftlichen Erklärung des Arbeitgebers
  • Das Kürzungsrecht umfasst sowohl den Mindesturlaub als auch den vertraglichen Mehrurlaub
  • Abweichende vertragliche Regelungen sind zu beachten

Arbeitgeber muss Arbeitnehmer auf Verfall des Resturlaubs hinweisen

Das Bundesurlaubsgesetz gibt vor, dass der Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden muss. Hat der Mitarbeiter kurz vor Jahresende noch Resturlaub übrig, muss der Chef aktiv werden.

  • Der Arbeitgeber muss seinen Mitarbeiter konkret dazu auffordern, den Urlaub zu nehmen und ihn darauf hinweisen, dass der Urlaub mit Ablauf des Urlaubsjahres oder Übertragungszeitraums erlischt. Diese Hinweispflicht gilt auch für Urlaubstage aus dem Vorjahr.

Wir helfen Ihnen gerne bei entsprechenden Formulierungen.

Dokumentationspflicht für gesetzlichen Mindestlohn 

  • Seit dem 1. Januar 2019 gilt in Deutschland der gesetzliche Mindestlohn von 9,19 Euro je Stunde, ab dem 1. Januar 2020 von 9,35 Euro je Stunde. Um sicherzustellen, dass dieser tatsächlich für jede Arbeitsstunde bezahlt wird, besteht in bestimmten Branchen die Pflicht, die Arbeitszeiten zu notieren (Dokumentationspflicht).

In welchen Branchen muss die Arbeitszeit aufgeschrieben werden?

Die Dokumentationspflicht gilt generell nur für geringfügig Beschäftigte (Ausnahme: Minijobber im privaten Bereich) und die Wirtschaftsbereiche, in denen eine besondere Missbrauchsgefahr besteht.

Dazu zählen unter anderem:

  • Baugewerbe
  • Gaststätten und Herbergen
  • Speditions-, Transport und Logistikfirmen
  • Unternehmen der Forstwirtschaft
  • Gebäudereinigung Messebau
  • Fleischwirtschaft
  • Zeitungszustellerinnen und -zusteller und Beschäftigte bei Paketdiensten

Was muss notiert werden?

Auf einem Zettel oder Vordruck muss der Arbeitgeber notieren (oder notieren lassen):

  1. den Beginn der Arbeitszeit (für jeden Arbeitstag)
  2. das Ende der Arbeitszeit (ebenfalls für jeden Arbeitstag)
  3. die Dauer der täglichen Arbeitszeit, also bspw. die Stunden. Achtung: Pausenzeiten gehören nicht zur Arbeitszeit, sind also herauszurechnen. Die konkrete Dauer der jeweiligen Pausen müssen nicht aufgezeichnet werden.

Was ist noch zu berücksichtigen:

  • Es ist egal, ob die Liste handschriftlich oder maschinell erstellt und ausgefüllt wird.
  • Unterschriften des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers sind nicht erforderlich.
  • Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Liste korrekt ist.
  • Die Arbeitszeit muss spätestens eine Woche später dokumentiert sein.
  • Das Dokument verbleibt beim Arbeitgeber und muss bei einer Kontrolle durch den Zoll vorgezeigt werden. Es ist also ratsam, die aktuelle Aufzeichnung griffbereit zu haben.

Tipp:

Die Dokumentation der Arbeitszeit sollte wie ein Fahrtenbuch geführt werden!

  • gebundene Form
  • nicht manipulierbar

Haben Sie noch Fragen zu den neuen Regelungen?
Wir sind täglich von 07.30 bis 15.00 Uhr für Sie da. Tel.: 039264 95734 0