Reisekosten bei Auswärtstätigkeit von der Steuer absetzen – so geht’s!

Wenn Sie häufig beruflich unterwegs sind, können Sie die Reisekosten wahrscheinlich von der Steuer absetzen. Das gilt für Dienstfahrten genauso wie für längere Aufenthalte an einer Tätigkeitsstätte. Ihre Steuerprofis von SKG sagen Ihnen, wie Sie die Reisekosten richtig berechnen.

Definition Auswärtstätigkeit

Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Sie außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte arbeiten. Die dabei entstandenen Kosten – zum Beispiel für Anreise, Verpflegung und Übernachtung – können Sie als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Voraussetzung: Ihr Arbeitgeber erstattet sie Ihnen nicht steuerfrei.

Fahrtkosten

Wenn Ihr Arbeitgeber Sie zu einem Kunden in eine andere Stadt schickt, können Sie die Aufwendungen für diese Fahrt als Werbungskosten geltend machen.

  • Für die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln bzw. Taxis müssen Sie die Einzelbelege einreichen.
  • Bei einer Bahncard sind Sie in der Pflicht, den Umfang der beruflichen und privaten Nutzung zu dokumentieren.
  • Treten Sie die Fahrt mit Ihrem eigenen Pkw an, ist dafür ein Kilometersatz auf Grundlage der für einen Zeitraum von zwölf Monaten ermittelten Gesamtkosten für das genutzte Fahrzeug zu errechnen.

Alternativ können Sie auch einen pauschalen Kilometersatz für jeden gefahrenen Kilometer als Werbungskosten ansetzen:

  • 0,30 € bei Benutzung eines Kraftwagens, z.B. Pkw
  •  0,20 € für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug

Wichtig! Für die Wege zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte kommt im Gegensatz hierzu die sogenannte Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) zur Abgeltung der Aufwendungen des Arbeitnehmers zur Anwendung. Für die Entfernungspauschale können Sie in Ihrer Steuererklärung für Fahrten zur Arbeit grundsätzlich bis zu 4500 Euro im Jahr ansetzen.

Übrigens mit Lohnbausteinen für Fahrten zur Firma können Sie Ihren Arbeitnehmer bei den Reisekosten unterstützen. Mehr Informationen finden Sie hier: Bausteine zur Lohnkostenoptimierung

Verpflegungsmehraufwendungen als Reisekosten

Wenn Sie während Ihrer Auswärtstätigkeit selbst für die Verpflegung aufkommen müssen – so können Sie die Kosten dafür über die sogenannte Verpflegungspauschale abrechnen.

Folgende Pauschalen gelten für die Verpflegung bei Auswärtstätigkeit:

  • 24,00 € für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist,
  • jeweils 12,00 € für den An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einen Tag vorher oder später außerhalb seiner Wohnung übernachtet,
  • 12,00 € für den Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist

Übernachtet der Arbeitnehmer in einem Hotel oder in einer Pension, wo er trinkt und isst, so sind die Verpflegungspauschalen zu kürzen:

  • 4,80 € für Frühstück um
  • 9,60 € jeweils für Mittag- und Abendessen

Wichtig! Der Abzug dieser Verpflegungspauschalen gilt nur für die ersten drei Monate, in denen der Arbeitnehmer beruflich an derselben Tätigkeitsstätte tätig ist. Eine mehr als 4-wöchige Unterbrechung der Tätigkeit führt zu einem Neubeginn. Wenn Sie im Ausland tätig sind, sollten Sie sich über die länderspezifischen Pauschbeträge im Bundesreisekostengesetz informieren.

Bei mehr als drei Monaten Auswärtstätigkeit

Sind Sie länger als drei Monate auswärts tätig, bekommen Sie die tatsächlichen Verpflegungskosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen nach Vorlage der Belege erstattet. Vorausgesetzt: In der Lohnabrechnung ist ein geldwerter Vorteil angesetzt.

  • 1,77 €  für Frühstück
  • 3,30 € für Mittag- und Abendessen

Der geldwerte Vorteil kann entweder mit 25 % pauschal vom Arbeitgeber oder individuell vom Arbeitnehmer besteuert werden. Hinzu kommen noch die Sozialversicherungsbeiträge.

Alternativ werden Ihnen in den ersten 3 Monaten die vollen Verpflegungspauschalen und die Mahlzeiten erstattet – wieder unter Voraussetzung des geldwerten Vorteils in der Lohnabrechnung.

In diesem Fall darf der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Verpflegungspauschalen in doppelter Höhe erstatten, wenn er hierfür 25% pauschale Lohnsteuer an das Finanzamt abführt. Dies muss jeweils zeitgleich mit der Erstattung der steuerfreien Verpflegungspauschalen erfolgen.

Wichtig! Die Dreimonatsfrist gilt nicht bei beruflichen Tätigkeiten auf mobilen, nicht ortsfesten betrieblichen Einrichtungen wie z. B. Fahrzeugen, Flugzeugen, Schiffen.

Änderungen bei Verpflegungsmehraufwendungen ab 01.01.2020

Ab Januar 2020 gelten neue Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen:

  • 28 € bei 24-stündiger Abwesenheit
  • 14 € bei mehr als achtstündiger Abwesenheit sowie am An- und Abreisetag von mehrtägigen Abwesenheiten.

Bei Berufskraftfahrern gilt außerdem ab 2020 ein neuer Pauschbetrag für Übernachtungen im Dienstfahrzeug:

  • 8 € pro Tag für Übernachtungen im Dienstfahrzeug.

Kosten der Unterkunft

Wer dienstlich unterwegs ist, braucht eine Unterkunft. Die Kosten hierfür lassen sich als Werbungskosten abziehen.

Zu den Unterkunftskosten zählen zum Beispiel: 

  • Kosten für ein Hotelzimmer,
  • Mietaufwendungen für die Nutzung eines Zimmers oder einer Wohnung
  • Nebenleistungen (z.B. Kultur- und Tourismusförderabgabe, Kurtaxe/Fremdenverkehrsabgabe, bei Auslandsübernachtungen die besondere Kreditkartengebühr bei Zahlungen in Fremdwährungen).

Der Kostenabzug ist auf 48 Monate bei einer beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Eine mindestens 6 Monate dauernde Unterbrechung dieser Tätigkeit führt zu einem Neubeginn.

Wichtig! Zahlen Sie einen Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung bzw. lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht gesondert feststellen, verringert sich der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt:

  • 4,80 € für Frühstück
  • 9,60 € für Mittag- und Abendessen

Reisenebenkosten

Auch Reisenebenkosten zählen zu den absetzbaren Werbungskosten für Auswärtstätigkeiten.

Zu den Reisekosten zählen: 

  • Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck,
  • Ferngespräche und Schriftverkehr mit dem Arbeitgeber oder dessen Geschäftspartner zu beruflichen Themen
  • Straßen- und Parkplatznutzung sowie Schadensersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen, wenn der Grund der Reise beruflicher Natur war
  • Verlust oder Beschädigung von Gegenständen, die der Arbeitnehmer auf der Reise verwenden musste – wenn der Verlust aufgrund einer reisespezifischen Gefährdung eingetreten ist
  • Parkgebühren

Abrechnung der Reisekosten

Damit Sie die Reisekosten von der Steuer absetzen können, sollten Sie folgende Aufwendungen in Form von Eigenbelegen dokumentieren:

  • Fahrtkosten mit dem eigenen PKW bzw. motorbetriebenen Fahrzeug
  • Verpflegungsmehraufwendungen

Haben Sie noch Fragen zu der richtigen Berechnung der Reisekosten? Wir helfen Ihnen gerne weiter: 03941 3077870