Digitale Steuerberatung

Digitale Steuerberatung und digitale Buchführung in Halberstadt

Die Zukunft der Steuerberatung ist digital. Davon profitieren Sie als Unternehmer genauso wie Ihre Mitarbeiter. Denn: Digitalisierung ist kein notwendiges Übel, sondern eine große Chance!

Verpassen Sie nicht den Anschluss an die digitale Zukunft. Ihr Steuerberater stellt Ihr Unternehmen online! Gemeinsam mit unseren Partnern DATEV Buchhaltung online und DATEV-Partner Geiger unterstützen wir Sie bei der Digitalisierung der Arbeitsprozesse.

  • Tipps zu Fördermöglichkeiten der Online-Buchhaltung
  • Begleitung bei der Umstellung von Arbeitsprozessen
  • Einführung in die Software für die digitale Buchhaltung

Als zertifizierte Unternehmensberaterin des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) kann Steffi Köchy-Gellfart Ihnen den Zugang zu Fördermöglichkeiten für die digitale Buchhaltung vereinfachen.

Jetzt für die digitale Buchführung entscheiden!

SKG Steuerberater: Online ist die Zukunft! Wir helfen Ihnen bei der Umstellung von analog auf digital.

Tel.: 039264 95734 0

In den folgenden Kapiteln finden Sie weitere Informationen zu den Themen:

Digitale Buchhaltung: Mit Ihrem Steuerberater online neue Möglichkeiten entdecken

Die digitale Welt ist so vielfältig und groß – da können Sie sich schnell verlaufen, wenn Sie nicht wissen, wo es hingehen soll. Die SKG Steuerberatung navigiert Sie durch die digitale Buchführung, während Sie sich Schritt für Schritt mit den neuen Möglichkeiten vertraut machen!

Doch was bedeutet digitale Buchführung eigentlich?

“Der Begriff „digitale Buchführung“ bezeichnet den Prozess der Finanzbuchführung, bei dem die Zusammenarbeit zwischen dem Mandanten und der Kanzlei, die die Buchführung für diesen erstellt, losgelöst von papierbasierten Belegen, auf Basis digitaler Belege erfolgt. Dabei werden die Belege über eine Cloud-Plattform digital ausgetauscht. (vgl. Greulich, Stephan; Riepolt, Johannes: Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen: Kompakter Einstieg in die rechtlichen Grundlagen – Vom Beleg bis zur Betriebsprüfung, Nürnberg: DATEV Verlag, 2016, S. 60).

Digitale Buchhaltung in der Praxis:

Ihr Weg zur digitalen Buchführung: Hier stehen Sie – und das ist unser Ziel!

Um das Ziel zu erreichen, müssen wir den Weg kennen. Daher analysieren wir im ersten Schritt, welche Maßnahmen überhaupt nötig sind, um die Buchführung in Ihrem Unternehmen zu digitalisieren.

  1. Auf welchem Stand ist Ihr Unternehmen?
    Wir analysieren mit Ihnen den Verwaltungsprozess in Ihrem Unternehmen. Dabei wird einerseits ermittelt, welche Vorsysteme (Kassensystem, Rechnungsschreibungsprogramm bzw. Warenwirtschaftssystem) Sie bereits einsetzen und inwieweit Schnittstellen zukünftig für die Zusammenarbeit genutzt werden können.
  2. Welche Leistungen werden benötigt?
    Im zweiten Schritt schauen wir uns die Organisationsstruktur näher an und welche Informationen die Unternehmensführung in welchem Zeitfenster benötigt.
  3. Wie können Prozesse optimiert werden?
    Nach der Analyse kommt die Beratung. Hier erhalten Sie einen Vorschlag, wie Prozesse optimiert und automatisiert werden können sowie eine Empfehlung, welches System am besten zu Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen passt. Die digitale Buchhaltung erleichtert Ihnen mit spezieller Software viele Prozesse, die Sie jetzt noch Zeit und Geld kosten.

Bei der Programminstallation und Schulung für die digitale Buchführung unterstützen wir Sie mit Hilfe der DATEV-Programme candis bzw. Steuerbüro online.

Digitale Buchhaltung beim Steuerberater:

Auf Wunsch sprechen wir mit den Anbietern Ihrer eingesetzten Software und testen mit Ihnen gemeinsam die Schnittstellen aus. So können wir die Schnittstellen zum digitalen Steuerbüro gleich mit einplanen. Das spart Zeit und nachträglichen Aufwand für die Umstellung.

Stellen Sie die Buchführung online und seien Sie der Konkurrenz einen Schritt voraus!

Um heute als Unternehmer Erfolg zu haben, kommen Sie an der Vereinfachung und Erleichterung von Arbeitsprozessen nicht vorbei. Ein Beispiel: Die SKG Steuerberatung wurde vor mehr als 15 Jahren gegründet, damals erledigte Geschäftsführerin Steffi Köchy-Gellfart die ersten Aufträge von der Wohnzimmercouch aus.

Heute sind wir Experten in der digitalen Steuerberatung – weil wir vorangegangen sind und offen für Veränderungen waren. Gehen Sie jetzt voran und beeinflussen Sie die Zukunft Ihrer Branche mit. Durch die einsetzenden Lerneffekte profitieren nicht nur Sie, sondern auch Ihre Kunden. Glauben Sie uns: Sie können die Buchführung online leichter lernen als Sie denken – und vor allem: Es ist absolut sicher!

Die Buchführung online stellen: Das sind die Vorteile

  • Zeit sparen
    Ihre Belege sind jederzeit und überall in Sekundenschnelle abrufbar. Das lästige Suchen in Archiven und Akten ist damit Vergangenheit! Auch das lästige Ein- und Aussortieren der Pendelordner für Ihren Steuerberater entfällt.
  • Kosten sparen
    Originalbelege können Sie nach einer revisionssicheren Archivierung und dem Erstellen und Pflegen einer Verfahrensdokumentation sofort vernichten. Das spart Archivierungskosten!
  • Elektronisches Archiv
    Wir empfehlen Ihnen die Nutzung eines digitalen Archivs. Hier bewahren Sie streng vertrauliche, persönliche Daten auf. Sie stellen uns dazu die Unterlagen über die den Ordner “Digitale Personalakte” bereit und wir legen diese bei dem jeweiligen Mitarbeiter im System ab. Bei einer späteren Suche geben Sie einfach den Namen des Mitarbeiters ein. Danach bekommen Sie alle Dokumente angezeigt und halten den Datenschutz ein.
  • Auftragswesen online
    Für einen Aufpreis von 5,00 EUR/Monat können Sie Ihre Aufträge und Rechnungen über das System abwickeln. Ihre Rechnungen sind somit automatisch im System – ohne jegliche Schnittstellenprobleme!
  • Einhaltung des Datenschutzes (DSGVO) und der Datensicherheit
    Durch sichere Authentifizierungsverfahren wird der Datenschutz gewährleistet. Der Datenaustausch erfolgt über ein verschlüsseltes System, so sind Ihre Daten sicher. In den Kanzleien können die Mitarbeiter ebenfalls nur über eine authentifizierte Anmeldung auf Ihre Daten zur weiteren Bearbeitung zugreifen.
  • Arbeitsteilung/Vertretungsregelung
    Auf Wunsch vergeben wir für verschiedene Nutzer unterschiedliche Rechte. Somit können Sie die Belegerfassung mit Vorbereitung der “Online-Sammelzahlung” an Ihre Mitarbeiter übertragen und müssen selbst nur noch die Zahlung an die Bank online abschicken. Ihr Mitarbeiter sieht nur die Rechnungen, jedoch keine Bankdaten. Sie oder Ihr Mitarbeiter werden krank oder haben Urlaub? Kein Problem wir übernehmen für Sie!
  • Effektive Prozesse
    Sie können fällige Zahlungen einfach und bequem per Knopfdruck veranlassen. Fällige Zahlungsfristen müssen Sie nicht berücksichtigen – das erledigt die Buchungssoftware für Sie.
  • Schnellerer und einfacherer Ablauf der Betriebsprüfung:
    Das Finanzamt meldet sich bei Ihnen zur Betriebsprüfung an. Wir rufen bei der Datev eine DVD mit Ihren GDPDU-Daten (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und dazugehörigen Belegen ab. Der Prüfer erhält die DVD und kann mit der Prüfung beginnen. Sie müssen also nicht mehr die kompletten Belege der letzten drei Jahre zusammensuchen. Durch das zeitnahe digitalisieren sind die Belege alle lesbar.
  • Immer auf dem Laufenden bleiben
    Nach dem elektronischen Bereitstellen von Belegen erhalten Sie die aktuellen Unternehmenszahlen umgehend auf Ihr Endgerät. Somit sind Sie immer über die Finanzen Ihres Unternehmens informiert!
  • Wettbewerbsvorteil schaffen
    Die digitale Buchführung kann ein Anreiz für neue Mitarbeiter sein. Wenn Sie Ihre Prozesse digitalisieren, können Sie sich einen Wettbewerbsvorteil schaffen. Viele Ihrer Kunden wünschen sich die Rechnung von Ihnen digital zu erhalten, um Medienbrüche und Scanaufwand zu vermeiden. Auch Ihre Lieferanten wollen Ihnen gern Ihre Rechnung per E-Mail schicken.
  • Einhalten der gesetzlichen Regeln (GOBD’s) durch Nutzung eines revisionssicheren Systems
    Wenn Sie bereits elektronische Rechnungen von verschiedenen Lieferanten erhalten sind Sie verpflichtet, die E-Mail bzw. die Datei 10 Jahre revisionssicher elektronisch zu archivieren. Ausdrucken und Abheften ist ein Verstoß gegen die GOBD’s (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Mit der digitalen Buchführung können Sie Belege zeitnah nach dem Erhalt ablegen und erfüllen somit die Anforderungen der GOBD.
  • Entlastung im Backoffice
    Durch das zeitnahe buchen der Belege besteht die Möglichkeit, das Unternehmen von zeitintensiven Tätigkeiten zu entlasten. Gute Erfahrungen haben wir bei der Auslagerung des Mahnwesens gemacht.
  • Datev-Unternehmen-Online: Die sichere Informationsplattform für Ihre Unternehmensdaten
    Über das System “Datev-Unternehmen-Online” haben Sie jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Unternehmensinformationen, die an einem sicheren Ort gespeichert werden.
    Damit wird Ihr Rechnungswesen transparent und Ihre Schattenbuchhaltungen (div. Excel-Listen) können Sie abschaffen.

Buchführung online!

Buchführung für Anfänger: Online lernen, wie es geht! Wir lassen Sie nicht alleine und zeigen Ihnen gerne, wie einfach die digitale Buchführung ist. Jetzt informieren:  039264 95734 0

Diese Anforderungen müssen Ihre Vorsysteme für die digitale Buchführung erfüllen

Ihre Registrierkasse, Ihre PC- Kasse und/oder Ihr Warenwirtschaftssystem müssen die Daten in einem für die Finanzverwaltung auslesbaren Datenformat zur Verfügung stellen.

Um Hinzuschätzungen in den Betriebsprüfungen zu vermeiden, benötigen Sie die Anwenderdokumentation vom Hersteller und die technische Systemdokumentation (technische Unterlagen der Hard- und Software). Hierbei handelt es sich um Bestandteile der in den GOBD geforderten Verfahrensdokumentation.

Tipp von Ihrem Steuerberater:

Testen Sie das Auslesen der Daten aus Ihrem jeweiligen Vorsystem. Wenn Sie z.B. eine Sharp Registrierkasse nutzen, schaffen Sie sich zeitnah das Datenkonvertierungstool an und lesen die Daten aus. Bei einem Systemwechsel bewahren Sie das Altsystem auf, sodass im Rahmen einer Betriebsprüfung dem Prüfer zumindest einen Lesezugriff gewährt werden kann. Führen Sie regelmäßige Datensicherungen durch! Dokumentieren Sie Systemabstürze und sonstige auftretende Fehler. Fehlende Daten im Prüfungszeitraum führen zu Hinzuschätzungen der Finanzämter!

 

Anforderungen an die digitale Buchführung in Ihrem Unternehmen

Damit Sie von der digitalen Buchhaltung in der Praxis profitieren, müssen Sie sich gut vorbereiten. Es gelten strenge Regeln zur elektronischen Sicherung von Unterlagen – zusammengefasst werden sie in den sogenannten GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die Missachtung der GoBD kann für Unternehmer teuer werden. Aufgrund von Formfehlern kann das Finanzamt bis zu 10 Prozent der Einnahmen als zusätzlichen Gewinn hinzuschätzen!

Verfahrensdokumentation gemäß der GOBD für alle Unternehmen

Ergänzend zu den bereits erwähnten Herstellerdokumentationen (Anwenderdokumentation + Technischen Systemdokumentation) sind nach Auffassung der Finanzverwaltung alle Unternehmen verpflichtet, eine allgemeine Beschreibung (Organigramm, Aufbau, Ablauf) und eine Betriebsdokumentation (Arbeits- und  Organisationsanweisungen, Einrichtungs- und Änderungsprotokolle) des Unternehmens zu erstellen.

Tipp von Ihrem Steuerberater:

Gern unterstützen wir Sie bei der Erstellung der unternehmensbezogenen Verfahrensdokumentationen. Nach Auffassung der Finanzämter führt eine fehlende Verfahrensdokumentation bereits zur Hinzuschätzung.

10 Jahre Aufbewahrungsfrist für Dokumente muss eingehalten werden

In den GOBD wird unter anderem festgelegt, dass Sie verpflichtet sind, Buchhaltungsdokumente über zehn Jahre aufzubewahren und jederzeit für eine Prüfung zugänglich zu machen. Bei der Einrichtung Ihres papierlosen Büros sollten Sie diese Anforderungen deshalb unbedingt berücksichtigen!

Wir begleiten Sie bei der Umsetzung der strengen Anforderungen und finden Lösungen, damit für Ihr Unternehmen keine Mehrbelastungen entstehen!

Einrichtung eines digitalen Lohnbüros

Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Einrichtung Ihres digitalen Lohnbüros. Durch die Umstellung von digital auf analog schaffen wir Freiräume für Sie, die Ihrem Unternehmen helfen werden. Sie können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während wir die Lohnbuchhaltung für Sie übernehmen.

Das sind Ihre Vorteile der Buchführung und Lohnabrechnung online:

  • Keine lästige Ablage mehr in Papierordnern
  • Sie haben einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf Belege, Dokumente und Auswertungen
  • Direkte und schnelle Kommunikation mit Ihrem Steuerexperten in unserem Büro
  • Jahrelanger Zugriff auf freigegebene Dokumente
  • Die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Lohnsteuerbescheinigung und der Sozialversicherungsausweis sind für Ihre Mitarbeiter jederzeit abrufbar

Von der analogen zur digitalen Buchhaltung: Planen Sie eine Übergangszeit ein!

Nicht nur äußere Faktoren spielen bei der Digitalisierung eine Rolle. Die Umstellung von analog auf digital ist ein einschneidender Prozess in Ihrem Unternehmen – der Sie weiterbringen wird!

Deshalb sollten Sie sich und Ihren Mitarbeitern Zeit geben, um mit den neuen Abläufen zurechtzukommen. Vor allem ältere Angestellte tun sich zu Beginn womöglich etwas schwer mit dem digitalen Wandel. Am Ende jedoch wird jeder in Ihrem Unternehmen von der neuen digitalen Arbeitsweise profitieren!

Für die digitale Buchhaltung müssen Sie die Software und Hardware aktualisieren

Um einen hohen Sicherheitsstandard bei der digitalen Buchhaltung zu gewährleisten, sollten Sie Ihre Software auf den aktuellen Stand bringen. Bereits in die Jahre gekommene Rechner verlangsamen möglicherweise den Arbeitsprozess und sind vor der Umstellung auf die digitale Arbeitsweise durch neue Modelle zu ersetzen. Gerne beraten wir Sie beispielsweise bei der Scannerauswahl.

In Zusammenarbeit mit unserem Partner “Datev Buchhaltung online” beantworten wir Ihnen gerne Fragen zu den technischen Voraussetzungen für die Digitale Buchführung.

Mit Ihrem Steuerberater online durchstarten!

Verpassen Sie nicht den Anschluss an die Digitalisierung. Sie können Ihren Steuerberater auch online fragen und einen Termin zur Beratung vereinbaren: info@skg-steuern.de.

Digitale Buchführung bei Ihrem Steuerberater: Häufige Fragen und Antworten

Frage: Ich möchte meine Buchführung online stellen: Was kann mein Steuerberater mir zu den Kosten sagen?

Mit welchen Kosten Sie durch die digitale Buchführung rechnen müssen, hängt davon ab, auf welchem Stand Ihr Unternehmen aktuell ist. Wenn Sie bereits digitale Prozesse eingebunden haben, müssen Sie möglicherweise weniger investieren.

An einem praktischen Beispiel möchten wir Ihnen zeigen, wie einfach sich Kosten mit der digitalen Buchführung sparen lassen: Bisher wurden die Lohnzahlungen in Dateiform der Bank von der DATEV zur Verfügung gestellt. Zusätzlich mussten Sie einen unterzeichneten Begleitzettel an die Bank faxen. Erst danach hat die Bank die Lohnzahlungen ausgeführt. Hierfür berechnen die Banken inzwischen eine Gebühr von 10 Euro pro Datei. Wenn Sie kein Faxgerät zur Verfügung haben, stehen Sie vor einer organisatorischen Herausforderung. Mit der Nutzung von “DATEV Unternehmen online” für den Zahlungsverkehr haben Sie dieses Problem nicht mehr.

Als Ihr Steuerberater schauen wir uns die Möglichkeiten, die Digitale Buchführung in Ihrem Unternehmen umzusetzen, ganz genau an und erklären Ihnen detailliert, mit welchen Kosten Sie rechnen müssen.

Frage: Welche alternativen Methoden existieren, damit ich mir das Einscannen sparen kann?

Neben dem klassischen Einscannen von Rechnungen, die Sie per Post erreichen, empfehlen wir Ihnen, Ihren Rechnungsverkehr komplett auf digital umzustellen. Damit können Sie beispielsweise über eine spezielle E-Mail-Adresse sämtliche Unterlagen in Ihr Vorsystem zur weiteren Bearbeitung transportieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern schont gleichzeitig die Umwelt. Bitte beachten Sie auch hier die Aufbewahrungspflichten, die auch für den Erhalt von E-Mail-Rechnungen gelten.

Frage: Wie lange wird es dauern, bis meine Buchhaltung online ist?

Das ist von vielen Faktoren abhängig. Zunächst einmal ist es wichtig, dass Sie die Grundvoraussetzungen für die Digitale Buchführung schaffen. Natürlich müssen auch Ihre Mitarbeiter die Motivation mitbringen, sich mit den neuen digitalen Arbeitsprozessen auseinanderzusetzen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es eine gewisse Eingewöhnungszeit braucht – danach aber alle Mitarbeiter sehr zufrieden mit den neuen Möglichkeiten sind.

Frage: Ich habe eine Frage zur digitalen Steuerberatung. An wen kann ich mich wenden?

Die neue Software wird Sie an der einen oder anderen Stelle vor Herausforderungen stellen. Aus diesem Grund möchten wir Ihre Anlaufstelle bei allen Problemen rund um das Thema Buchhaltung sein. Sprechen Sie uns an – gemeinsam entwickeln wir Lösungen für Sie.

Übrigens gibt es auch die Möglichkeit, sich über die Grundlagen der Buchführung inklusive Arbeitshilfen online zu informieren. Unser Partner DATEV bietet hierfür eine Selbstlernseite zum DATEV-Führerschein an.

Gehen Sie online: Wir sind Steuerberater für Selbstständige und Unternehmen!

Sind noch Fragen offen geblieben? Dann melden Sie sich bei Ihrem Steuerberater – online: info@skg-steuern.de oder telefonisch: 039264 95734 0