Digitale Buchführung

Die Zukunft der Steuerberatung ist digital. Davon profitieren Sie als Unternehmer genauso wie Ihre Mitarbeiter. Denn: Digitalisierung ist kein notwendiges Übel, sondern eine große Chance!

Verpassen Sie nicht den Anschluss und stellen Sie heute die Weichen für eine digitale Zukunft Ihres Unternehmens. Die SKG Steuerberatung hilft Ihnen gemeinsam mit den Partnern DATEV, DATEV-Partner Geiger, Steuerbüro.Online und CANDIS bei der Digitalisierung der Arbeitsprozesse.

  • Tipps zu Fördermöglichkeiten
  • Begleitung bei der Umstellung von Arbeitsprozessen
  • Einführung in die Software für die Buchhaltung

Als zertifizierte Unternehmensberaterin des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) kann Steffi Köchy-Gellfart Ihnen den Zugang zu Fördermöglichkeiten vereinfachen.

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Digitale Buchführung bei Ihrem Steuerberater: Wir helfen Ihnen bei der Umstellung von analog auf digital. Melden Sie sich in unserer Kanzlei!
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Diese Fragen beantworten wir Ihnen in den folgenden Kapiteln:

Digitale Buchführung: Ihr Steuerberater macht Sie startklar für die Zukunft

Die digitale Welt ist so vielfältig und groß – da können Sie sich schnell verlaufen, wenn Sie nicht wissen, wo es hingehen soll. Die SKG Steuerberatung navigiert Sie durch die digitale Buchführung, während Sie sich Schritt für Schritt mit den neuen Möglichkeiten vertraut machen!

Doch was bedeutet digitale Buchführung eigentlich?

“Der Begriff „digitale Buchführung“ bezeichnet den Prozess der Finanzbuchführung, bei dem die Zusammenarbeit zwischen dem Mandanten und der Kanzlei, die die Buchführung für diesen erstellt, losgelöst von papierbasierten Belegen, auf Basis digitaler Belege erfolgt. Dabei werden die Belege über eine Cloud-Plattform digital ausgetauscht.”
(vgl. Greulich, Stephan; Riepolt, Johannes: Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen: Kompakter Einstieg in die rechtlichen Grundlagen – Vom Beleg bis zur Betriebsprüfung, Nürnberg: DATEV Verlag, 2016, S. 60).

Prozess der Digitalen Buchführung:


Grafik: © DATEV

So unterstützen wir Sie:

  1. Auf welchem Stand ist Ihr Unternehmen?
    Wir analysieren zunächst mit Ihnen den Verwaltungsprozess in Ihrem Unternehmen. Dabei wird einerseits ermittelt, welche Vorsysteme (Kassensystem, Rechnungsschreibungsprogramm bzw. Warenwirtschaftssystem) Sie bereits einsetzen und inwieweit Schnittstellen zukünftig für die Zusammenarbeit genutzt werden können.
  2. Welche Leistungen werden benötigt?
    Im zweiten Schritt schauen wir uns die Organisationsstruktur näher an und welche Informationen die Unternehmensführung in welchem Zeitfenster benötigt.
  3. Wie können Prozesse optimiert werden?
    Nach der Analyse kommt die Beratung. Hier erhalten Sie einen Vorschlag, wie Prozesse optimiert und automatisiert werden können sowie eine Empfehlung, welches System am besten zu Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen passt.

Wir unterstützen Sie zusammen mit unseren Partnern bei der Programminstallation und Schulung für die DATEV-Programme, candis bzw. Steuerbüro online.

Tipp von Ihrem Steuerberater:
Auf Wunsch sprechen wir mit den Anbietern Ihrer eingesetzten Software und testen mit Ihnen gemeinsam die Schnittstellen aus. So können wir die Schnittstellen zum digitalen Steuerbüro gleich mit einplanen. Das spart Zeit und nachträglichen Aufwand für die Umstellung.

Digitale Buchführung: Vorteile für Ihr Unternehmen

Um heute als Unternehmer Erfolg zu haben, kommen Sie an der Vereinfachung und Erleichterung von Arbeitsprozessen nicht vorbei. Ein Beispiel: Die SKG Steuerberatung wurde vor mehr als 15 Jahren gegründet, damals erledigte Geschäftsführerin Steffi Köchy-Gellfart die ersten Aufträge von der Wohnzimmercouch aus.

Heute sind wir Experten in der digitalen Steuerberatung – weil wir vorangegangen sind und offen für Veränderungen waren. Gehen Sie jetzt voran und beeinflussen Sie die Zukunft Ihrer Branche mit. Durch die einsetzenden Lerneffekte profitieren nicht nur Sie, sondern auch Ihre Kunden.

Das sind die Vorteile der Digitalen Buchführung:

  • Zeit sparen
    Ihre Belege sind jederzeit und überall in Sekundenschnelle abrufbar. Das lästige Suchen in Archiven und Akten ist damit Vergangenheit!
  • Kosten sparen
    Originalbelege können Sie nach einer revisionssicheren Archivierung und dem Erstellen und Pflegen einer Verfahrensdokumentation sofort vernichten. Das spart Archivierungskosten!
  • Effektive Prozesse
    Sie können fällige Zahlungen einfach und bequem per Knopfdruck veranlassen. Fällige Zahlungsfristen müssen Sie nicht berücksichtigen – das erledigt die Buchungssoftware für Sie.
  • Immer auf dem Laufenden bleiben
    Nach dem elektronischen Bereitstellen von Belegen erhalten Sie die aktuellen Unternehmenszahlen umgehend auf Ihr Endgerät. Somit sind Sie immer über die Finanzen Ihres Unternehmens informiert!
  • Wettbewerbsvorteil schaffen
    Die digitale Buchführung kann ein Anreiz für neue Mitarbeiter sein. Wenn Sie Ihre Prozesse digitalisieren, können Sie sich einen Wettbewerbsvorteil schaffen. Viele Ihrer Kunden wünschen sich die Rechnung von Ihnen digital zu erhalten, um Medienbrüche und Scanaufwand zu vermeiden. Auch Ihre Lieferanten wollen Ihnen gern Ihre Rechnung per E-Mail schicken.
  • Einhalten der gesetzlichen Regeln (GOBD`s)
    Wenn Sie bereits elektronische Rechnungen von verschiedenen Lieferanten erhalten sind Sie verpflichtet, die E-Mail bzw. die Datei 10 Jahre ordnungsgemäß elektronisch zu archivieren. Ausdrucken und Abheften ist ein Verstoß gegen die GOBD`s.
  • Schnellerer und einfacherer Ablauf der Betriebsprüfung:
    Das Finanzamt meldet sich bei Ihnen zur Betriebsprüfung an. Wir rufen bei der Datev eine DVD mit Ihren GDPDU-Daten (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und dazugehörigen Belegen ab. Der Prüfer erhält die DVD und kann mit der Prüfung beginnen. Sie müssen also nicht mehr die kompletten Belege der letzten drei Jahre zusammensuchen. Durch das zeitnahe digitalisieren sind die Belege alle lesbar.
  • Entlastung im Backoffice
    Durch das zeitnahe Buchen der Belege besteht die Möglichkeit, das Unternehmen von zeitintensiven Tätigkeiten zu entlasten. Gute Erfahrungen haben wir bei der Auslagerung des Mahnwesens gemacht. Erfahren Sie mehr zum Backoffice in Halberstadt

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Anforderungen an Ihre Vorsysteme

Ihre Registrierkasse, Ihre PC- Kasse und/oder Ihr Warenwirtschaftssystem müssen die Daten in einem für die Finanzverwaltung auslesbaren Datenformat zur Verfügung stellen.

Um Hinzuschätzungen in den Betriebsprüfungen zu vermeiden, benötigen Sie die Anwenderdokumentation vom Hersteller und die technische Systemdokumentation (technische Unterlagen der Hard- und Software). Hierbei handelt es sich um Bestandteile der in den GOBD geforderten Verfahrensdokumentation.

Tipp von Ihrem Steuerberater:
Testen Sie das Auslesen der Daten aus Ihrem jeweiligen Vorsystem. Wenn Sie z.B. eine Sharp Registrierkasse nutzen, schaffen Sie sich zeitnah das Datenkonvertierungstool an und lesen die Daten aus. Bei einem Systemwechsel bewahren Sie das Altsystem auf, sodass im Rahmen einer Betriebsprüfung dem Prüfer zumindest einen Lesezugriff gewährt werden kann. Führen Sie regelmäßige Datensicherungen durch! Dokumentieren Sie Systemabstürze und sonstige auftretende Fehler. Fehlende Daten im Prüfungszeitraum führen zu Hinzuschätzungen der Finanzämter!

Anforderungen an die digitale Buchführung

Wenn Sie von der Digitalisierung profitieren möchten, müssen Sie sich gut vorbereiten. Es gelten strenge Regeln zur elektronischen Sicherung von Unterlagen – zusammengefasst werden sie in den sogenannten GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die Missachtung der GoBD kann für Unternehmer teuer werden. Aufgrund von Formfehlern kann das Finanzamt bis zu 10 Prozent der Einnahmen als zusätzlichen Gewinn hinzuschätzen!

Verfahrensdokumentation gemäß GOBD für alle Unternehmen
Ergänzend zu den bereits erwähnten Herstellerdokumentationen (Anwenderdokumentation + Technischen Systemdokumentation) sind alle Unternehmen verpflichtet, eine allgemeine Beschreibung (Organigramm, Aufbau, Ablauf) und eine Betriebsdokumentation (Arbeits- und Organisationsanweisungen, Einrichtungs- und Änderungsprotokolle) des Unternehmens zu erstellen.

Tipp von Ihrem Steuerberater:
Gern unterstützen wir Sie bei der Erstellung der unternehmensbezogenen Verfahrensdokumentationen. Nach Auffassung der Finanzämter führt eine fehlende Verfahrensdokumentation bereits zur Hinzuschätzung.

10 Jahre Aufbewahrungsfrist für Dokumente

In den GOBD wird unter anderem festgelegt, dass Sie verpflichtet sind, Buchhaltungsdokumente über zehn Jahre aufzubewahren und jederzeit für eine Prüfung zugänglich zu machen. Bei der Einrichtung Ihres papierlosen Büros sollten Sie diese Anforderungen deshalb unbedingt berücksichtigen!

Wir begleiten Sie bei der Umsetzung der strengen Anforderungen und finden Lösungen, damit für Ihr Unternehmen keine Mehrbelastungen entstehen!

Das digitale Lohnbüro

Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Einrichtung Ihres Digitalen Lohnbüros. Durch die Umstellung von digital auf analog schaffen wir Freiräume für Sie, die Ihrem Unternehmen helfen werden. Sie können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während wir die Lohnbuchhaltung für Sie übernehmen.

Ihre Vorteile der digitalen Lohnbuchhaltung:

  • Keine lästige Ablage mehr in Papierordnern
  • Sie haben einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf Belege, Dokumente und Auswertungen
  • Direkte und schnelle Kommunikation mit Ihrem Steuerexperten in unserem Büro
  • Jahrelanger Zugriff auf freigegebene Dokumente
  • Die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Lohnsteuerbescheinigung und der Sozialversicherungsmeldung sind für Ihre Mitarbeiter jederzeit abrufbar

Mehr dazu finden Sie im Kapitel Lohn- und Gehaltsabrechnung!


Übergangszeit einplanen

Nicht nur äußere Faktoren spielen bei der Digitalisierung eine Rolle. Die Umstellung von analog auf digital ist ein einschneidender Prozess in Ihrem Unternehmen – der Sie weiterbringen wird!

Deshalb sollten Sie sich und Ihren Mitarbeitern Zeit geben, um mit den neuen Abläufen zurechtzukommen. Vor allem ältere Angestellte tun sich zu Beginn womöglich etwas schwer mit dem digitalen Wandel. Am Ende jedoch wird jeder in Ihrem Unternehmen von der neuen digitalen Arbeitsweise profitieren!

Soft- und Hardware aktualisieren

Um einen hohen Sicherheitsstandard zu gewährleisten, sollten Sie Ihre Software auf den aktuellen Stand bringen. Bereits in die Jahre gekommene Rechner verlangsamen möglicherweise den Arbeitsprozess und sind vor der Umstellung auf die digitale Arbeitsweise durch neue Modelle zu ersetzen. Gerne beraten wir Sie beispielsweise bei der Scannerauswahl.

In Zusammenarbeit mit unseren Partnern beantworten wir Ihnen gerne Fragen zu den technischen Voraussetzungen für die Digitale Buchführung.

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Die SKG Steuerberatung in Halberstadt bereitet Sie auf die Digitale Buchführung vor! Kontakt: Telefon: 039264 95734 0

Digitale Buchführung bei Ihrem Steuerberater: Häufige Fragen und Antworten

Welche Kosten kommen auf mich durch die Umstellung auf die digitale Buchführung zu?

Das hängt davon ab, auf welchem Stand Ihr Unternehmen aktuell ist. Wenn Sie bereits digitale Prozesse eingebunden haben, müssen Sie möglicherweise mit weniger Kosten rechnen. Das hängt jedoch sehr stark vom Einzelfall ab, so dass wir hier keine pauschale Aussage treffen können. Als Ihr Steuerberater schauen wir uns die Möglichkeiten, die Digitale Buchführung in Ihrem Unternehmen umzusetzen, ganz genau an und erklären Ihnen detailliert, mit welchen Kosten Sie rechnen müssen.

Welche alternativen Methoden existieren, damit ich mir das Einscannen sparen kann?

Neben dem klassischen Einscannen von Rechnungen, die Sie per Post erreichen, empfehlen wir Ihnen, Ihren Rechnungsverkehr komplett auf digital umzustellen. Damit können Sie beispielsweise über eine spezielle E-Mail-Adresse sämtliche Unterlagen in Ihr Vorsystem zur weiteren Bearbeitung transportieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern schont gleichzeitig die Umwelt. Bitte beachten Sie auch hier die Aufbewahrungspflichten, die auch für den Erhalt von E-Mail-Rechnungen gelten.

Wie lange wird es dauern, bis mein Unternehmen vollständig digital arbeitet?

Das ist von vielen Faktoren abhängig. Zunächst einmal ist es wichtig, dass Sie die richtigen Grundvoraussetzungen für die Digitale Buchführung schaffen (Siehe Kapitel “Welche Anforderungen muss ich erfüllen?”). Natürlich müssen auch Ihre Mitarbeiter die Motivation mitbringen, sich mit den neuen digitalen Arbeitsprozessen auseinanderzusetzen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es eine gewisse Eingewöhnungszeit braucht – danach aber alle Mitarbeiter sehr zufrieden mit den neuen Möglichkeiten sind.

An wen kann ich mich bei Fragen oder Problemen wenden?

Die neue Software wird Sie an der einen oder anderen Stelle vor Herausforderungen stellen. Aus diesem Grund möchten wir Ihre Anlaufstelle bei allen Problemen rund um das Thema Buchhaltung sein. Sprechen Sie uns an – gemeinsam entwickeln wir Lösungen für Sie.

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Haben Sie noch Fragen zur Digitalen Buchführung? Die SKG Steuerberatung aus Halberstadt gibt Ihnen gerne weitere Tipps. Telefon: 039264 95734 0